Gastbeitrag – Führung ohne disziplinarische Macht: eine Herausforderung für Projektleiter, die es in sich hat!

„Auf der einen Seite muss ich klare Vorgaben machen und soll führen, um einen guten Job zu machen und meine eigenen Ziele zu erreichen. Auf der anderen Seite habe ich so gut wie keine Macht zur Durchsetzung in meiner Rolle!“ So oder so ähnlich berichten viele Projektleiter ihre ambivalenten Rahmenbedingungen.
Als Trainerin der Strasser & Strasser Unternehmensberatung AG habe ich kürzlich eine Trainingsreihe mit Projektleitern durchgeführt, die genau vor dieser Herausforderung stehen: Führen eines Projektteams „ohne Macht“. Was Ihnen geholfen hat, fasse ich gerne in diesem Beitrag zusammen.

Die kommunikative Kompetenz eines Projektleiters ist ein wesentliches Mittel zur Durchsetzung und letztlich zum Erreichen der Projektziele. Ich muss bereits im Vorfeld genau wissen, worin meine Einflussmöglichkeiten bestehen. Dafür ist es unerlässlich, auch die Abhängigkeit der Beteiligten untereinander zu durchschauen. Welche rechtlichen, zeitlichen und kostenbezogenen Ziele müssen erreicht werden? In welcher Klarheit, Eindeutigkeit und mit welchem Nachdruck muss ich meine Forderung an die Beteiligten formulieren?

Dabei geht es nicht um ein unverschämtes Auftreten, sondern vielmehr um eine professionelle Kommunikation. In welcher Verbindlichkeit beende ich ein Gespräch und mit welcher Klarheit gehen die Gesprächspartner an ihre ToDo‘s? Kommunikative Kompetenz der Nachdrücklichkeit von Forderungen rettet sicher nicht alle Situationen der Projektleiter, ist aber Grundvoraussetzung zur Realisierung ihrer Rolle und der kraftvollen Umsetzung ihrer Funktion.

Dazu gehören zum Beispiel folgende Themen: sich gegenüber Forderungen der Gegenseite abgrenzen zu können, nein zu sagen und eine angespannte Atmosphäre im Gespräch aushalten zu können. Es ist auch hilfreich zwischen „Person“ und themenbezogenem Interesse unterscheiden zu können, um konfliktäre Fragestellungen nicht auf eine persönliche Ebene zu ziehen. Darauf müssen die Projektleiter vorbereitet sein.

Unsere Herangehensweise ist ein konkretes, situationsspezifisches Training. Neben den Impulsen zu diversen Themen wie Rollenklärung, Führungskommunikation und Konfliktmanagement setzen wir auf Praxisbezug und Nachhaltigkeit. Wir arbeiten an konkreten Beispielen aus der Berufspraxis der Teilnehmer/-innen. Dies gibt Lernanstöße, ermöglicht Selbstreflexion und gibt vor allem Veränderungsimpulse durch kollegiales Feedback – welches auch nach der Trainingsreihe im Sinne einer lernenden Organisation intern fortgeführt werden soll. Aus unserer Erfahrung macht den Teilnehmer/-innen das Lernen im wertschätzenden Miteinander einer Gruppe von Gleichgesinnten geradezu Spaß! Endlich werden sie verstanden, weil die anderen Teilnehmer/-innen vor den gleichen Herausforderungen stehen und die gleichen, meist negativen, Erfahrungen gemacht haben.

Momentan werden wir oft von Kunden gefragt, ob im digitalen Zeitalter, in dem alles nur noch virtuell und schnell passiert, so aufwendige und zeitintensive Formate wie Trainings-Reihen überhaupt noch die richtige Herangehensweise sind.
Wir sind überzeugt davon: Ja, mehr denn je! Gerade weil Teams sich in der täglichen Arbeit nicht mehr ständig am selben Ort aufhalten und persönlich sehen, ist die Grundlage der Zusammenarbeit so wichtig! Vertrauen, Empathie und auch ein gewisses Maß an Flexibilität und Kreativität in der Art der Zusammenarbeit sind nötig. Um das zu verstehen und in unserem Beispiel einen Grundstein für den kollegialen Austausch zu legen, ist das „Retro-Präsenz-Format“ immer noch die richtige Antwort.

Gastbeitrag von Barbara Ott